Datenschutzerklärung der KCC für die Nutzung von Zoom

 

// Datenschutzhinweise der KCC für Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare via „Zoom“

1. Verantwortlicher und Kontaktmöglichkeiten

Verantwortliche Stelle ist:
Köln City Church e. V.
Vertreten durch
Dominique & Sarah John

Lessingstraße 28

50858 Köln
E-Mail: info@citychurch.koeln
Du erreichst unseren Datenschutzbeauftragten unter der oben genannten Anschrift 
„c/o Datenschutzbeauftragter“ oder per E-Mail unter:
datenschutz@citychurch.koeln.

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir nutzen das Tool „Zoom“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.
Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser Interesse besteht an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.
Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

3. Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten du vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machst.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional),
Abteilung (optional)
Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.

Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Text-, Audio- und Videodaten: Du hast ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von dir gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon deines Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Du kannst die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, musst du zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

4. Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden „Zoom“, um „Online-Meetings“ durchzuführen. Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir dir das im Vorwege mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird dir zudem in der „Zoom“-App angezeigt.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.

Wenn du bei „Zoom“ als Benutzer registriert bist, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespeichert werden.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

5. Datenempfänger

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachte bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.
Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom“ vorgesehen ist.

6. Speicher- und Löschfristen

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Ge-währleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

7. Drittlandtransfer

„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.
Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch die „Privacy Shield“-Zertifizierung der Zoom Video Communications, Inc., zum anderen aber auch durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.

8. Datenschutzrechte

// Du kannst jederzeit Auskunft gem. Art. 15 DS-GVO über die von dir gespeicherten personenbezogenen Daten erhalten. Schreibe hierzu gerne eine E-Mail an info@citychurch.koeln oder unseren Datenschutzbeauftragten datenschutz@citychurch.koeln. Bitte sende deine Anfrage über die E-Mail-Adresse, welche bei uns hinterlegt ist, damit wir deine Anfrage zuordnen können und du legitimiert bist.
// Darüber hinaus kannst du gem. Art. 16 DS-GVO Berichtigung falsch bzw. Vervollständigung unvollständig gespeicherter Daten verlangen.
// Weiterhin kannst du gem. Art. 17 DS-GVO Löschung deiner verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen, falls insbesondere einer der folgenden Gründe vorliegt:
// Wir benötigen die personenbezogenen Daten für die angegebenen Zwecke nicht mehr.
// Du widerrufst eine Einwilligung, z. B. indem du dich von einem E-Mail-Newsletter abmeldest.
// Du legst Widerspruch gegen eine Verarbeitung ein.
// Wir haben die Daten unrechtmäßig verarbeitet.
Die Löschung der Daten erfolgt nicht, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, diese Daten zu speichern (z. B. aufgrund von Aufbewahrungsfristen) oder wir zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen können, beispielsweise zum Zwecke der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. In diesem Fall wird die Verarbeitung der Daten eingeschränkt.
// Du hast ferner gem. Art. 18 DS-GVO das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, sofern eine der folgenden Voraussetzungen vorliegt:
// die Richtigkeit der personenbezogenen Daten wird von dir bestritten, und zwar für eine Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen,
// die Verarbeitung unrechtmäßig ist und du die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnst und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangst;
// wir die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigen, du sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigst,
oder
// du Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Artikel 21 Absatz 1 eingelegt hast, solange noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe des Verantwortlichen gegenüber denen der betroffenen Person überwiegen.
// Du hast darüber hinaus gem. Art. 20 DS-GVO das Recht auf Datenübertragbarkeit, das heißt, du kannst von uns verlangen, dass wir dir die von dir erhalten Daten in einem maschinenlesbaren Format bereitstellen.
// Zudem hast du ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

9. Widerspruchsrechte

a) Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht: Du hast das Recht, aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung dich betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DS-GVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DS-GVO. Legst du Widerspruch ein, werden wir deine personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die deine Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
b) Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung von Daten für Zwecke der Direktwerbung: Wir können deine Daten im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen auch für Direktwerbung verarbeiten. Du hast das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung sich betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen. Dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Widersprichst du der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir deine personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten. Der Widerspruch kann jeweils formfrei erfolgen. Unsere Kontaktdaten findest du unter Ziffer 1.